Politique de confidentialité

Votre vie privée est importante pour nous. Emergence s’engage à protéger vos données, que ce soit lorsque vous visitez notre site internet ou bien quand vous venez travailler dans nos espaces.

L’objet de la présente Politique de protection des données personnelles (la « Politique ») est de

vous expliquer comment nous collectons, utilisons et partageons vos données personnelles  à la suite de vos visites sur le site web https://www.emergence-buro.com  (ci-après le « site » ou « le site web ») et les droits dont vous disposez à ce titre.

Lorsque cette Politique mentionne « nous » ou « notre », elle fait référence à EMERGENCE SAS, qui détermine pourquoi et comment vos données personnelles sont traitées. Nous sommes « responsable de traitement » de vos données personnelles.

Nous traitons vos données personnelles conformément à la réglementation applicable, notamment le Règlement (UE) 2016/679 (Règlement Général sur la Protection des Données dit "RGPD") et la loi « Informatique et libertés » n°78-17 modifiée.

• Données personnelles que nous collectons et traitons :

Nous collectons des informations sur vous, telles que mentionnées ci-dessous, (i) directement auprès de vous, ou indirectement (ii) par l’intermédiaire de votre société, (iii) par votre utilisation de nos espaces, services et prestations.

Les types d'informations que nous collectons et traitons peuvent inclure :

• Des coordonnées (par exemple : nom, prénom, n° de téléphone, email…) et données professionnelles (par exemple : société, intitulé de poste, fonction) ;

• Des informations sur votre réservation et calendrier (par exemple : espaces et salles réservées, préférences bureau, ordre de paiement) ;

• Des communications traitées via nos Sites (par exemple : vos avis, recommandations, vos

questions/commentaires, durant ou suite à un votre venue dans un des espaces Emergence Coworking) ;

• Des informations sur votre utilisation de nos Sites (par exemple : données techniques sur les identifiants de votre appareil ou ordinateur telles que l’adresse IP, zone géographique, pages consultées par l’utilisateur, la date et l’heure de la consultation, lieu géographique, provenance de la connexion (réseaux sociaux, moteur de recherche, site partenaire, annuaire).

• Des informations sur votre géolocalisation, avec votre consentement.

La collecte des données est limitée aux informations nécessaires à l’accomplissement des finalités décrites ci-après. Les données obligatoires sont indiquées comme telles dans les formulaires de collecte.

Finalités du traitement de vos données

Nous traitons vos données personnelles pour les finalités et basé sur les fondements décrits ci-dessous, lorsque :

• Cela est nécessaire pour la fourniture de nos services et prestations et l’exécution de toute obligation contractuelle envers vous ou votre société. Dans ce dernier cas, cela est nécessaire aux fins d’intérêt légitime poursuivis par nous afin de respecter nos engagements contractuels envers votre société ou employeur. Pour plus d’information à ce sujet, nous vous invitons à consulter le contrat nous liant ou la notice d’information transmise par votre société ;

• Cela est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par nous ou par un tiers, à savoir (i) analyser vos besoins conformément à notre objet social et améliorer nos services,

(ii) ainsi que – le cas échéant – pour permettre l’envoi d’informations notamment commerciales d’Emergence et/ou de ses partenaires ou affiliés, tels que ses mises à jours de service, des newsletters, nouvelles offres, actualités, etc., (iii) protéger nos systèmes d’information et (iv) afin de préparer ou implémenter toute réorganisation d’entreprise y compris en la forme d’une cession, fusion ou acquisition, vente ou transfert d’entreprise ou d’actifs ;

• Cela est nécessaire afin de se conformer à nos obligations légales ou règlementaires ;

• Le cas échéant, vous avez donné votre consentement préalable à ce traitement et votre consentement a été obtenu en conformité avec la réglementation en matière de protection des données.

Nous nous efforcerons de maintenir les données personnelles en notre possession ou contrôle à jour. Vous êtes néanmoins responsables et tenus de nous informer rapidement de tout changement relatif à vos données personnelles.

Communications aux tiers :

Afin de réaliser les finalités décrites ci-avant, nous pouvons être amenés à communiquer vos données personnelles, en conformité avec la réglementation en matière de protection des données, aux destinataires suivants :

• Nos sous-traitants, partenaires, fournisseurs de services, conseils professionnels : nous sommes susceptibles d’engager ou de faire appel à d’autres sociétés afin qu’elles remplissent certaines fonctions en notre nom ou ayant à connaitre de la gestion de nos services. Elles sont soumises à des obligations contractuelles et légales afin de préserver votre vie privée et la confidentialité de vos données. Il s’agit notamment de nos fournisseurs informatiques, des services de paiement en ligne et de facturation, de services de gestion des réservations et de mailing ;

• Dans le cadre d’une réorganisation d’entreprise ou « due diligence » relative à une fusion, acquisition ou autre transaction commerciale (ou dans le cadre de la mise en œuvre de l’une de ces opérations), nous pourrions avoir besoin de transmettre vos données aux vendeurs ou acheteurs potentiels ainsi qu’à leurs conseillers.

Enfin, pour satisfaire aux obligations légales et règlementaires, nous pourrons également être amenés à partager ces données personnelles avec des organisations publiques, des autorités judiciaires ou administratives et des organes de contrôle.

Certains de nos partenaires peuvent également être amenés à collecter des informations vous concernant pour vous fournir les services Emergence (par exemple : nos prestataires de services de paiement en ligne peuvent collecter vos informations de paiement et n° carte de crédit). Pour plus d’informations, vous pouvez consulter leur politique de confidentialité ou de protection des données.

Durée de conservation des données :

Vos données personnelles sont conservées pour le temps nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Pour déterminer la durée de conservation appropriée de vos données personnelles, nous considérons la quantité, la nature et la sensibilité des données personnelles, le risque potentiel résultant de l'utilisation ou de la divulgation non autorisée des données personnelles, les finalités pour lesquelles nous traitons vos données personnelles ainsi que nos obligations légales. Au-delà, vos données personnelles sont supprimées ou archivées conformément aux prescriptions légales et réglementaires.

Mesures de sécurité techniques et organisationnelles :

Nous mettons en œuvre les mesures de sécurité techniques et organisationnelles adéquates,

(telles que, revue périodique des autorisations d’accès, en fonction de l’équipement, une protection par mot de passe, traçabilité des accès et des incidents, sauvegarde régulière des données, mise en place de logiciels anti-virus et de firewalls, tests d’intrusion, des verrous physiques, etc.), afin d’assurer un niveau de sécurité approprié par rapport aux risques représentés par le traitement effectué et la nature des données personnelles devant être protégées.

L’accès aux données personnelles est permis aux seuls employés habilités, dans le but d’accomplir leurs tâches professionnelles, ceux-ci étant soumis à une obligation de confidentialité.

Transferts hors UE :

Les destinataires de vos données sont essentiellement situés au sein de l’Union européenne mais peuvent également se situer en dehors de l’UE. Dans ce dernier cas, nous prenons les mesures de sécurité et les précautions juridiques nécessaires afin d'assurer la sécurité et l'intégrité des données  personnelles transférées, telles que la conclusion des Clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Vos droits :

Vous disposez des droits suivants :

1. Droit d’accès : vous pouvez demander à accéder aux données personnelles que nous détenons sur vous et à certaines informations sur la manière dont elles sont traitées. Dans certains cas, et sur demande de votre part, nous pourrons vous fournir une copie électronique de vos données ;

Version nov. 2020 :

2. Droit de correction : vous pouvez demander à rectifier toute donnée inexacte ou incomplète vous concernant. Vous devez alors démontrer en quoi de telles informations sont incorrectes

;

3. Droit à la limitation du traitement : dans certaines circonstances, une limitation du traitement est possible. Vous pouvez faire cette demande à tout moment et nous déciderons des suites à lui donner.

Droit d’opposition : vous pouvez vous opposer à tout traitement fondé sur notre intérêt légitime, pour des motifs tenant à votre situation particulière et, en toute hypothèse, lorsque nous vous adressons des communications marketing ;

5. Droit d’effacement : dans certaines circonstances, vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles. Lorsque nous déterminerons, conformément à la loi, que votre demande est recevable, nous procéderons à la suppression de vos données personnelles, dans les meilleurs délais ;

6. Droit à la portabilité : dans certaines circonstances, vous pouvez demander à ce que nous vous communiquions vos données personnelles, dans un format couramment utilisé et lisible.

Si cela est techniquement possible, vous pouvez également exiger que nous communiquions vos données à un autre responsable de traitement ;

7. Droit de retirer votre consentement : dans la mesure où le traitement de vos données personnelles est fondé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment ;

8. Droit de formuler des directives relatives à la conservation, à l‘effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès.

Lorsque vous nous contactez pour exercer vos droits, nous pouvons vous demander de vous identifier avant de traiter votre demande.

Vous avez également la possibilité de déposer une réclamation concernant le traitement de vos données personnelles auprès de l’autorité compétente de protection des données : la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

• Modifications

La présente Politique pourra être modifiée périodiquement. Tout changement substantiel apporté à la présente vous sera communiqué par email, ou par toutes autres méthodes choisies par nous et permises selon la loi applicable.